Un brainstorming est un outil essentiel pour rassembler des idées créatives, que ce soit pour l’avenir d’un produit, la résolution de problèmes complexes ou l’adaptation au travail à distance. Cependant, avec de nombreuses équipes travaillant à domicile, la structure traditionnelle du brainstorming doit s’adapter. La visioconférence présente des défis tels que les distractions à domicile et la fatigue des écrans, mais il existe des moyens de rendre ces sessions plus efficaces et engageantes.
1. Adoptez les Bons Outils
Pour organiser un brainstorming en ligne efficace, il est essentiel d’utiliser des outils numériques pour faciliter la collecte d’idées, le vote et le regroupement des idées similaires. Créez des groupes de discussion pour des conversations plus ciblées, avec un animateur pour chaque groupe.
Utilisez une plateforme de visioconférence telle que Teams ou Zoom pour faciliter la communication en temps réel. De plus, investissez dans un tableau blanc collaboratif comme Kaptivo de Lifesize ou un écran interactif Yealink Meeting Board pour capturer et organiser les idées visuellement. Assurez-vous que tous les participants sont familiarisés avec ces outils en fournissant un guide d’utilisation préliminaire.
2. Définir le Cadre
Tout comme pour un brainstorming en personne, il est essentiel de définir clairement l’objectif de la réunion et de s’y tenir strictement. Lors des visioconférences, chaque minute compte, alors assurez-vous que la discussion mérite d’être menée en groupe et ne pourrait pas être résolue de manière asynchrone.
3. Sélectionner les Participants
Limitez la participation aux membres essentiels pour éviter les interruptions et la répétition des points. Choisissez soigneusement les personnes en fonction de leurs contributions potentielles, qu’il s’agisse de décideurs, d’influenceurs ou d’experts.
4. Limiter la Durée
Maintenez la réunion sous une heure maximum pour éviter l’ennui et la distraction. Si le sujet est vaste, hiérarchisez les discussions ou divisez-les en sessions plus courtes sur plusieurs jours.
5. Préparation des Participants
Donnez aux participants des informations préalables sur le déroulement de la session, ses objectifs et leur rôle attendu. Assurez-vous qu’ils ont accès aux outils numériques nécessaires et qu’ils sont familiarisés avec leur utilisation.
6. Maintenir l’Engagement
Encouragez les participants à activer leur webcam pour une expérience plus interactive. Attribuez des rôles tels que preneur de notes, technicien, et chronométreur pour maintenir l’efficacité de la session. Encouragez quelques coéquipiers à montrer l’exemple en participant activement dès le début.
7. Capturer les Contributions
Assurez-vous que chaque participant a un espace de saisie dédié, que ce soit dans un tableur, un outil de mind mapping, ou des diapositives. Évitez de synthétiser en direct et prévoyez de partager les résultats dans un document de synthèse après la réunion.
Conclusion
En fin de séance, demandez aux participants de soumettre toutes les idées ou informations non capturées dans le document partagé. Finalisez les prochaines étapes et remerciez l’équipe pour sa participation. Le feedback est également important pour améliorer les futures sessions de brainstorming à distance.
En adaptant votre approche et en suivant ces conseils, vous pouvez organiser des sessions de brainstorming efficaces en visioconférence, favorisant la créativité et la collaboration au sein de votre équipe, même à distance.